De voorzitter opent de zitting op 16/03/2026 om 19:00.
De notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Algemeen Beleid, Financiën, Sociale Zaken, Onderwijs en Vrije Tijd van 22 december 2025 worden ter goedkeuring voorgelegd aan de commissie.
Enig artikel. De notulen van de vergadering van de gemeenteraadscommissie Algemeen Beleid, Financiën, Sociale Zaken, Onderwijs en Vrije Tijd van 22 december 2025 worden goedgekeurd.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam.
Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur en het afdelingshoofd Ruimte geven toelichting bij het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem.
Het kader voor organisatiebeheersing fungeert als een raamwerk voor alle initiatieven en rapporteringen op het gebied van organisatiebeheersing. Het beschrijft:
Het organisatiebeheersingssysteem systeem baseert zich op de Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen. Elk thema is onderverdeeld in doelstellingen, en bij elke doelstelling hoort een opsomming van mogelijke beheersmaatregelen en mogelijke risico.
Door een zelfevaluatie uit te voeren aan de hand van de leidraad, brengen we in kaart hoe we ervoor staan op het gebied van organisatiebeheersing. De uitkomsten geven inzicht in de sterke punten, de aandachtspunten en de aspecten waarop we ons verder moeten focussen.
Organisatiebeheersing is een continu proces, verbonden met de PDCA-cyclus.
De betrokkenheid van iedereen in de organisatie bij de zelfevaluatie en bij de verbeteringen, wordt op verschillende manieren ondersteund, met verantwoordelijkheden voor de algemeen directeur, de financieel directeur, het afdelingshoofd Interne Zaken, het managementteam, de diensthoofden en werkgroepen.
Voor de eerste stap van de zelfevaluatie wordt er gekozen voor de enquêtemethodologie. De zelfevaluatie bestaat uit twee bevragingen, een enquête op maat van enerzijds de medewerkers en anderzijds de leidinggevenden. De leidraad organisatiebeheersing wordt gebruikt als basis voor een organisatiebrede zelfevaluatie van de tien thema’s. Deze oefening leidt tot een risico-identificatie en -analyse voor elk thema. Gebaseerd op de resultaten van de zelfevaluatie wordt een prioritering bepaald van de 10 thema’s.
Een eerste analyse wordt uitgevoerd door het managementteam, dat op basis van de bevragingsresultaten bepaalt welke thema’s uit de leidraad voor organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen prioritair zijn. Afhankelijk van de werklast en prioriteiten van de organisatie worden jaarlijks maximaal één tot twee thema’s behandeld. Alle risico’s worden ingeschat op een risk heat map. Voorstellen worden door het managementteam in actieplan(nen) gegoten.
Per thema wordt een werkgroep samengesteld, bestaande uit medewerkers van verschillende afdelingen/diensten en van uiteenlopende niveaus.
Met het oog op de rapportering aan de politieke organen brengt de algemeen directeur halfjaarlijks verslag uit aan college van burgemeester en schepenen en jaarlijks aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn, uiterlijk tegen 30 juni, conform de wettelijke bepalingen.
Omdat communicatie cruciaal is om organisatiebeheersing te laten slagen wordt voorzien in:
Om een effectieve beheersing van de organisatie te waarborgen, dient zelfevaluatie een blijvend onderdeel te zijn van het organisatiebeheersingsbeleid.
De presentatie wordt beschikbaar gesteld van de raadsleden via eNotulen.
Raadslid Martine JACOBS en commissielid Bettina SANDERMANS zijn bezorgd over het garanderen van de anonimiteit van de enquête. De bevraagden moeten vertrouwen kunnen hebben in de anonimiteit van de bevraging, wat in een klein lokaal bestuur geen evidentie is. Een verschillende bevraging voor diensthoofden en andere medewerkers is zeker positief, maar verhoogt nog de problematiek van het garanderen van anonimiteit.
Commissielid Bettina SANDERMANS suggereert om voor de eerste bevraging beroep te doen op externen om zo het vertrouwen in de anonimiteit te verhogen. Ze wil de gemeente zeker niet op kosten jagen, maar voor een eerste bevraging lijkt een externe partner haar toch wenselijk. Bij een tweede evaluatie kan deze dan wel intern gebeuren. Indien er alsnog gekozen wordt om de evaluatie intern te organiseren, wenst ze graag de responsgraad te kennen om te weten of de resultaten representatief zijn.
Commissielid Wim GRAUWELS treedt het belang van de anonimiteit bij en verwijst naar mogelijke technieken om deze te garanderen.
Commissielid Bettina SANDERMANS geeft aan dat ze bij de versie die nu voorligt een beter gevoel heeft dan bij de versie die oorspronkelijk was geagendeerd op de gemeenteraad.
Commissielid Bettina SANDERMANS verwijst naar de beperkingen van een kleine organisatie en de risico's voor het hele proces wanneer één cruciaal persoon uitvalt. Ze vraagt wie bijvoorbeeld het afdelingshoofd Interne Zaken zal opvolgen indien deze zou uitvallen. De algemeen directeur antwoordt dat het proces van de organisatiebeheersing een wisselwerking is tussen de algemeen directeur, het afdelingshoofd Interne Zaken en het afdelingshoofd Ruimte, en bij uitbreiding het managementteam. Zo kan een eventuele uitval van één persoon opgevangen worden.
Commissielid Bettina SANDERMANS vraat of de werkgroepen na één jaar ontbonden worden. Het afdelingshoofd Ruimte antwoordt dat dit zal afhangen van het thema. Dit kan sneller of langer duren en zal zich lopenderwijs uitklaren.
Commissielid Bettina SANDERMANS vindt het positief dat de periodiciteit van de rapporteringen, die in het eerste ontwerp waren opgenomen, nu niet meer vermeld worden. Dit biedt de nodige flexibiliteit. Ze wijst erop dat het wel belangrijk is om de periodiciteit van de rapporteringen dan op te nemen in een afsprakennota tussen de algemeen directeur en de verschillende rollen.
Commissielid Bettina SANDERMANS stelt dat men pas na 5 jaar alle thema's behandeld heeft indien men slechts twee thema's per jaar aansnijdt. Ze stelt daarom voor om toch geen vijf jaar te wachten vooraleer een nieuwe evaluatie wordt uitgevoerd.
Commissielid Wim GRAUWELS vraagt naar een tijdslijn. De algemeen directeur antwoordt dat de resultaten van de zelfevaluatie dienen beschikbaar te zijn vóór 30 juni 2026. Raadslid Jonas MICHIELS maakt de bedenking dat deze timing moeilijk haalbaar kan zijn indien er nog met een externe partner moet gewerkt worden. Bettina SANDERMANS meent dat het haalbaar is wanneer er bijvoorbeeld via een raamcontract met Poolstok wordt gewerkt.
Commissielid Wim GRAUWELS wijst op het belang van terugkoppeling en communicatie om het thema constant actueel te houden. Commissielid Bettina SANDERMANS vraagt in dit kader om ook de datum van de tweede evaluatie vast te leggen in het kader, om op die manier het belang te benadrukken om tegen dan dingen gerealiseerd te hebben.
Commissielid Wim GRAUWELS vraagt of er animo is bij het managementteam om hun schouders onder de organisatiebeheersing te zetten. De algemeen directeur en het afdelingshoofd Ruimte bevestigen dit volmondig. De organisatiebeheersing wordt niet als iets bijkomstig bekeken, maar als een meerwaarde om als organisatie vooruitgang te boeken.
Commissielid Bettina SANDERMANS vat samen dat voor haar het garanderen van de anonimiteit van de bevraging en het opnemen van een deadline voor de tweede evaluatie zeer belangrijk zijn. Ze vraagt ook om de rapporteringen uitgebreider te kunnen bespreken voorafgaand aan de gemeenteraden waarop deze worden voorgelegd. Dit hoeft voor haar niet noodzakelijk in een gemeenteraadscommissie te zijn. Raadslid Stef GORIS geeft aan dat dit ook zou kunnen gebeuren in het bureau.
Enig artikel. De commissie neemt kennis van het ontwerp van algemeen kader voor de beheersorganisatie en de gedachtewisseling hieromtrent gevoerd op deze zitting van commissie.
De voorzitter sluit de zitting op 16/03/2026 om 20:10.
Namens Gemeenteraadscommissie Algemeen Beleid, Financiën, Sociale Zaken, Onderwijs en Vrije Tijd,
Wim Grauwels
Lid gemeenteraadscommissie Algemeen Beleid, Financiën, Sociale Zaken, Onderwijs en Vrije tijd
Kris Schuyten
Voorzitter